Ti piacerebbe aumentare i guadagni del tuo studio professionale in modo prevedibile, controllato e soprattutto senza subire i cambiamenti di mercato?
In questa guida ti spieghiamo i 4 passi fondamentali del Protocollo BDM: un metodo concreto e collaudato da centinaia di professionisti come te per migliorare le performance del proprio studio professionale.
Nel contesto di ogni impresa, così come nello studio professionale, ci sono fattori endogeni (interni) e fattori esogeni (esterni) che possono influire sui risultati.
Spesso i professionisti si sentono di poter intervenire e controllare i cambiamenti interni al loro studio professionale (i fattori endogeni), ma si sentono completamente impotenti davanti ai cambiamenti più generali che interessano l'economia e la società (i fattori esogeni).
Davanti alla sfida di un mercato che continua a cambiare, il professionista imprenditore dovrebbe invece essere in grado di adottare una mentalità di totale responsabilità individuale.
Con responsabilità individuale si intende la capacità di analizzare le situazioni che si evolvono e capire come intervenire in prima persona per evitare che impattino sui risultati della nostra struttura anche quando, ad un primo sguardo, potrebbero sembrarci completamente fuori dal nostro controllo.
Ad esempio, se l'economia va male e i clienti sono disposti a pagare meno di prima, il professionista deve chiedersi come aumentare l'efficienza del proprio lavoro, per poter uscire a prezzi più bassi e mantenere comunque invariato il proprio margine, grazie a costi più bassi.
O ancora, se si registra un netto calo dei candidati disposti a lavorare negli studi professionali, il titolare deve capire come è cambiato il modo in le persone cercano lavoro e modificare il suo approccio per riuscire ad attirare e trattenere nuovi talenti.
La vera rivoluzione per il mondo degli studi professionali consiste quindi nel capire che anche quando le difficoltà arrivano dall'esterno, è sempre possibile intervenire per contenere i danni. Basta essere disposti a modificare il proprio approccio.
Non vogliamo banalizzare l'impatto che i fattori esterni potrabbero aver avuto sul tuo studio professionale; ma non esiste un approccio più costruttivo del capire cosa si può fare concretamente in prima persona in un contesto di mercato mutato e sempre in evoluzione.
Continua a leggere per scoprire la soluzione proposta e applicata dai consulenti esperti di BDM Associati a oltre 1.000 studi professionali in tutta Italia.
Il primo passo da compiere per essere in grado di fronteggiare qualsiasi cambiamento, è misurare i risultati del proprio studio professionale e del proprio lavoro in modo oggettivo: cioè, attraverso i numeri.
Perché i numeri sono un alleato così prezioso del professionista?
Il primo grande vantaggio riservato all'imprenditore "consapevole" (cioè quello che ha visibilità numeri) è quello di avere avere una visione di insieme di come funzionano le cose in studio.
Quindi, ha a disposizione risposte oggettive a domande che noi tutti ci facciamo quotidianamente, ma a cui solitamente tendiamo a rispondere "a sensazione".
"Qual è il mio peggior cliente?"
"Quanto tempo ci ho messo a gestire questa pratica? Ci ho guadagnato o ci ho perso soldi?
"Quanti nuovi clienti dovrei cercare per raggiungere l'obiettivo di fatturato che desidero?
"Quale area va peggio, e quale invece, performa meglio?"
"Se arrivassero nuovi clienti, avrei bisogno di nuovo personale? O organizzando meglio il lavoro potrei gestirli senza aggiungere nuovi costi?"
Il secondo vantaggio, è che i numeri ci permettono di scomporre quelli che ci sembrano grandi e insormontabili problemi, in piccole attività facilmente gestibili.
"Lo studio va male", grazie a una visione analitica, diventa "lo studio va bene, ma dobbiamo eliminare alcuni clienti in perdita che ad oggi affossano i risultati generali".
La rivoluzione è totale: il dato ci permette di mettere a fuoco - in modo concreto e misurabile - le aree critiche e i punti di forza, e ci da la forza per non rimandare ancora gli interventi per sistemare quello che non funziona.
Gestire lo studio attraverso i numeri significa basarsi sul ciclo di Deming.
Il ciclo di Deming permette di migliorare la produttività, tenendo monitorati i risultati. Permette quindi di aumentare i guadagni grazie a una gestione più oculata e analitica dello studio professionale.
Vediamo le 4 fasi di cui si compone il Ciclo di Deming e come applicarle.
Il primo passo fondamentale di ogni imprenditore che vuole riprendere il controllo sui risultati della propria struttura è la pianificazione.
In questa fase si stabilisce il punto nave e tutti parametri della situazione di partenza, ed è fondamentale per:
- comprendere il tempo dedicato al cliente
- confrontarsi con la struttura
- capire gli spazi di miglioramento
Nella fase di pianificazione si attribuiscono ai singoli clienti degli obiettivo di tempi; in BDM li stabiliamo insieme a voi, partendo da un'analisi dei clienti e basandoci su precisi benchmark di mercato.
Se pianifichiamo bene che cosa succede a monte, possiamo mettere in atto una serie processi per ottenere i risultati che ci aspettiamo a valle.
Una volta pianificato come dovrebbero andare le cose, si inizia a lavorare sull’obiettivo prefissato.
In questa fase è importante comunicare ai collaboratori di procedere con il consueto svolgimento delle commesse, spiegando l’importanza della rilevazione delle attività sul timesheet.
Attraverso la rendicontazione delle ore si raccolgono dati di importanza fondamentale perché permettono di capire la direzione dello studio professionale, vedere ciò che sta succedendo e in che misura è allineato alla pianificazione.
Con ogni probabilità, circa il 75-80% di ciò che state svolgendo va esattamente come da aspettativa. Ci saranno invece una serie di commesse e di clienti che hanno richiesto tempi che non sono coerenti con quanto preventivato; questo ti darà indicazione di un malfunzionamento di qualche processo.
Dopo l’esecuzione si passa al controllo dei dati raccolti, che restituiranno un’unica visione oggettiva della situazione in studio difficile da ottenere altrimenti, ad esempio se si considerassero tutte le opinioni che possono coesistere all’interno dello studio professionale.
Quindi, se dal controllo noti che le cose non sono andate come previsto, devi mettere in campo un correttivo.
Idealmente, il titolare si confronta con il collaboratore riguardo i tempi rilevati che non risultano coerenti con gli obiettivi. Da questo confronto, che è importante che sia costruttivo, si deve uscire con una sorta di correttivo che ci permetta di modificare il processo, affinché possa cambiare il risultato.
Molti professionisti infatti, si lamentano dei risultati senza rendersi conto che il risultato è la conseguenza di un processo. Cambiare il processo significa cambiare il modo in cui viene gestito il cliente oppure il modo in cui si organizza il lavoro internamente.
Questa fase ci permette quindi di inquadrare il problema che sta affossando i nostri risultati e generare tempestivamente una soluzione da mettere in campo nella fase successiva.
L'ultima fase del ciclo di Deming, quella che caratterizza il protocollo di BDM, è quella dell'azione.
La fase di azione ci permette di intervenire con dei correttivi specifici su parametri non efficienti ed efficaci, di cui però a questo punto conosciamo le cause.
Ipotizziamo ad esempio che la causa di una perdita sia la parcella troppo bassa di un cliente storico.
Molti professionisti si trovano in difficolta, nel spiegare al cliente un aumento di parcella, alcuni perché hanno paura di perderlo, altri per il rapporto che li lega alla persona.
È una fase che comprensibilmente genera ansia, ma con i numeri e i dati a disposizione, anche la chiacchierata con il cliente cambierà completamente tono. Questa differenza è legata al fatto che, dati alla mano, siete sicuri di quello che state dicendo al cliente e non avete alcuna sensazione di star riversando sul prezzo che gli proponete una vostra inefficienza di studio. Dall'altro lato, anche il cliente capirà che per voi sta diventando un peso e insieme potrete ricercare una soluzione che accomodi entrambe le parti: un aumento di onorario o, in alternativa, una razionalizzazione delle attività che offrite.
Ogni quanto controllare i risultati dello studio?
Nella nostra esperienza, uno studio professionale effettua il controllo una volta a trimestre, tempistica ragionevole per individuare i cinque clienti peggiori o le cinque performance organizzative peggiori.
Con il Protocollo BDM, dopo quanto tempo si vedono i risultati?
Abbiamo seguito professionisti che in un anno hanno recuperato 15% di fatturato a parità di costi, grazie a una migliore gestione del lavoro interno e del rapporto con il cliente.
Ipotizzando di poter intervenire, grazie ai dati, sui 5 peggiori clienti dello studio ogni trimestre... n un anno sarebbero già 20 situazione problematiche e che erodono margine che sono state trattate e risolte. Questo di traduce in migliaia di euro di recuperi!
È comprensibile che non sia immediato cambiare approccio, soprattutto per uno studio professionale che lavora da anni con certe modalità.
Un detto cinese recita che il momento migliore per piantare un albero era 30 anni fa, poiché oggi sarebbe già grande, in grado di fare ombra e rinfrescare.
Il secondo momento migliore invece è... oggi.
È quindi il momento giusto per adottare un’ottica risolutiva e capire come agire fin da subito per migliorare la produttività del tuo studio professionale.
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