Con un sistema di pianificazione e controllo di gestione ben implementato, puoi rilanciare lo studio professionale e recuperare il suo peso forma ormai perso da tempo. Hai capito che servono i numeri. Ma come? E soprattutto, quali? Scopri di più in questo articolo.
Avere una gestione dello uno studio professionale di successo oggigiorno significa comprendere a fondo la sua identità e il suo funzionamento come vera e propria impresa, perché da questa prima consapevolezza derivano una serie di importanti considerazioni gestionali.
Lo studio professionale che si considera azienda è un’evoluzione naturale dello studio del professionista storico. Questa evoluzione trova i suoi buoni motivi nel periodo che stiamo vivendo e nelle pressioni di carattere competitivo che gli ultimi anni hanno portato con sé.
Il professionista-imprenditore è a capo dello studio-azienda e comprende che deve suddividere la propria attenzione su tutte le aree vitali dell’organizzazione che sta conducendo. In alternativa, deve accertarsi che qualcuno se ne stia occupando efficacemente. Le aree vitali a cui possiamo pensare sono:
e qualunque altra funzione che risulti importante per gestire in maniera armonica e fruttuosa l’impresa nel tempo. Ignorare una di queste aree troppo a lungo ha effetti negativi sui risultati, perché tutto lo studio professionale ne soffre.
Immagina uno studio capacissimo professionalmente, ma con serie carenze nella ricerca di opportunità. Faticherebbe a sopravvivere! Oppure uno studio capace di trovare clienti, ma con problemi enormi nell’amministrazione e nel sistema di pianificazione e controllo di gestione. Le combinazioni sono tante e tutte con la stessa conclusione. Un sistema è tanto forte quanto il suo punto più debole.
Gli studi professionali hanno una storia comune che ha determinato lo stratificarsi negli anni di tanti “equilibri” che influiscono negativamente sui risultati conseguiti. Queste situazioni vanno capite e riequilibrate. Pena continuare a buttare via sforzo.
Il primo grande limite è che i titolari conducono i propri studi professionali all’oscuro dei dati. L’assenza di un sistema di pianificazione e controllo di gestione dello studio professionale rende molto difficili e lente le decisioni per il titolare. Ancor peggio, causa il protrarsi di errori altrimenti evitabili. A parità di titolare di studio, ritieni possa essere più efficace qualcuno che ha a disposizione dati chiari di come si generano i margini oppure qualcuno che “naviga a vista”?
È fondamentale utilizzare un sistema di monitoraggio delle attività, il timesheet, che permetta di capire cosa e quanto si sta facendo per ogni cliente ed utilizzare questo dato per prendere delle scelte.
Una volta valutato il costo delle ore dedicate a ciascun cliente, alcuni risulteranno pesantemente sottocosto. Vale, quindi, la pena capire le cause di questa condizione che si riscontra. In un lavoro come il tuo dove il cliente è ricorsivo, sconsiglio di protrarre situazioni di questo tipo troppo a lungo perché soffocano la struttura.
Inoltre, è consueto che lo studio del professionista “dimentichi” valori importanti (nell’ordine di 3-4 mila euro a persona operativa ogni anno) in attività che sfuggono alla rilevazione. È una buona idea porre fine a questa emorragia facendo una bella riunione sulla rilevazione ogni tanto.
Questo lavoro valorizza le attività già presenti e libera tempo allo studio professionale. Puoi così investire ore e risorse liberate nella gestione di nuovi clienti, nello sviluppo del servizio, o nella ricerca di nuove opportunità. Un consiglio molto pratico è di lavorare con più attenzione sulla clientela esistente, proponendo servizi nuovi che possano aumentare il valore strategico e pratico.
A livello amministrativo è consigliabile snellire il processo di parcellazione per renderlo più semplice, magari legandolo al time-sheet. Suggerisco anche di gestire una volta per tutte i clienti problematici, i ritardi di parcellazione e tutto quello che vi fa pensare al passato. Si tratta di questioni che, una volta gestite e ben re-impostate, difficilmente si ripresentano come un problema in futuro.
Il tempo liberato sarà qualitativamente ben investito se dedicato allo sviluppo dello studio professionale e magari alla ricerca di nuove persone per le quali ti invito ad individuare un ruolo già orientato ai progetti futuri. Coinvolgere fin da subito i nuovi membri nel futuro dello studio professionale ti permetterà di motivare le persone e legare profondamente nel tempo, rientrando anche dall’investimento nella loro formazione.
Oggi la palestra per lo studio si chiama pianificazione e controllo di gestione.
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Articolo pubblicato su Ratio Quotidiano in data 12/12/2022
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