Un sistema gestionale, capito e condiviso dal personale, permette di affrontare insieme una nuova metodologia di lavoro e, soprattutto, di gestione dello studio professionale come impresa.
In questo articolo imparerai:
In questo momento, i clienti sono diversi da quelli che erano mesi e anni fa. Il lavoro per alcuni è aumentato. Per altri, invece, è drasticamente diminuito.
Risulta, quindi, più importante che mai avere visibilità analitica di cosa stai facendo per i clienti. La pena è non riuscire a personalizzare adeguatamente e il perdere informazioni vitali per la gestione dello studio professionale.
Ma come prenderà la mia struttura l’implementazione di un sistema gestionale in questo momento di lavoro così particolare? Con il timesheet sto mettendo troppa carne al fuoco?
I quesiti qui sopra sono tutti leciti. Tuttavia, per capire il momento esatto in cui hai bisogno di introdurre un sistema gestionale all'interno del tuo studio professionale devi farti un’altra domanda. Puoi ancora rimandare?
Hai risposto meglio di no? Cerca, allora, di capire come coinvolgere in modo corretto la struttura e evitare che viva il sistema di monitoraggio come un controllo.
Nella nostra esperienza a fianco degli studi professionali abbiamo capito che per massimizzare le possibilità di riuscita è necessario fare attenzione a 5 elementi.
Continua a leggere per scoprirli tutti.
Il primo passo parte da un’adeguata spiegazione del perché si è scelto di introdurre un sistema di rilevazione delle attività lavorative all'interno della struttura. Questa deve avvenire preoccupandosi di rispondere a tre domande fondamentali:
La prima domanda è l’occasione per illustrare il piano strategico, il futuro e cosa lo studio vuole fare da grande.
La seconda serve per spiegare come la rilevazione quotidiana dei tempi permette di risolvere i tanti problemi che affliggono la struttura, in primis la gestione del cliente e dei processi a supporto.
Questi spesso risultano poco controllati e più dispersivi, di tempo variabile e difficili da pianificare. Situazioni di questo tipo creano stress sul lavoro. Pertanto, noterai che la tua struttura sarà ben predisposta a volersi impegnare sullo strumento capace di risolvere questa criticità operativa.
L’ultima domanda, infine, mette in chiaro cosa ci si aspetta esattamente da ognuno di loro, cosa devono fare nel quotidiano.
Il secondo punto fondamentale riguarda la responsabilizzazione delle risorse umane attraverso la condivisione di obiettivi analitici di tempi. Come? Attraverso la pianificazione degli obiettivi quantitativi.
Quanto tempo ti aspetti di impiegare per la gestione di questo cliente?
Un sistema di pianificazione sarà strumentale al controllo non solo in fase di analisi dei dati (fornendoci un obiettivo da raffrontare alle rilevazioni), ma anche per dare una voce alla struttura e offrire un momento importante di comprensione delle logiche del sistema.
Gli obiettivi di tempi in modo ideale dovranno basarsi su specifici benchmark. Il concetto è semplice. È fattibile impiegare 2.5 ore al mese per la contabilità di un cliente in semplificata da 130 movimenti? Fatto su tutti i clienti seguiti da ogni collaboratore, consente di rafforzare il concetto che il timesheet non è un controllo, bensì un monitoraggio dei clienti e della gestione.
Inoltre, condividere gli obiettivi di tempo permette di responsabilizzare i collaboratori su traguardi comuni consentiranno di fare ragionamenti insieme su come gestire le posizioni problematiche.
Il terzo punto è lo strumento scelto per la rendicontazione delle attività e la sua impostazione. Il software deve essere facile, unico e aggregato. Inoltre, deve essere impostato in modo semplice, così da limitare gli errori e poter fornire report utili alla gestione dello studio professionale in pochi click.
L’obiettivo è ridurre l’impegno di tempi in 2 momenti caratteristici:
Per compilare il timesheet, la nostra esperienza ci suggerisce che possiamo puntare a 5 minuti medi per la rilevazione quotidiana di ogni operatore. Come lavarsi i denti. Ed è importante che sia così. Se fosse richiesto molto più tempo, immaginiamo 20 minuti, sarebbe improbabile che la struttura mantenga l’impegno anche durante i periodi caldi delle scadenze.
Per l’analisi dei dati, ricordati che è il motivo per cui li si sta raccogliendo. Non è, quindi, superflua! Perché lo dico? Perché spesso, quando i dati sono difficili da raccogliere, aggregare, analizzare e capire, succede che l’attività venga posticipata a data da destinarsi. Tuttavia, il classico “momento migliore” rischia di non arrivare più di una volta all’anno, se non mai. Un vero peccato, considerando lo sforzo profuso dalla struttura e la potenzialità di recupero nascosta tra questi dati. Quindi, un ottimo software gestionale, ben impostato è essenziale.
Punto quattro: iniziato l’uso del software, il primo mese è critico. Determinerà la qualità di tutto il lavoro successivo. Pertanto, è necessario prestare particolare attenzione.
Nei nostri progetti, per esempio, ci colleghiamo al software gestionale almeno una volta a settimana per accertarci che il primo mese sia a regola d’arte. Se fatto bene, può essere sufficiente per portarci a regime con le rilevazioni.
Infine, il quinto ed ultimo elemento suggerisce di dimostrare alla struttura perché serve un sistema gestionale e implementare il timesheet.
Ragazzi, è ora di capire a cosa servono i dati che tanto diligentemente vi siete impegnati a raccogliere negli ultimi 3 mesi (sì, i controlli vanno fatti ogni 3 mesi).
Quando il controller o il titolare analizza i dati, è buona cosa organizzare una riunione per poterli condividere, in modo da mostrarne l’utilità al personale dello studio professionale.
Confrontare i tempi rendicontati con gli obiettivi, farà saltare fuori tante sorprese. Noterai che i collaboratori saranno tanto interessati quanto te alle situazioni che emergeranno.
Hai visto che la Rossi Srl è davvero impegnativa come ti ho sempre detto? Cosa facciamo per migliorare questa posizione? Questo è il significato vero del timesheet. E la struttura non faticherà a capirlo.
Quest’ultima fase la definisco cemento. Infatti, solo quando le persone capiscono perché è utile rilevare i tempi, ci saremo garantiti la prosecuzione negli anni dell’iniziativa.
Coinvolgere il gruppo in ogni passo del percorso di riorganizzazione dello studio professionale è di grande beneficio sotto tanti punti di vista, anche quello della motivazione, legata soprattutto al gruppo di lavoro che si impegna verso un obiettivo comune e di interesse collettivo.
Ricordati sempre che l’unione fa la forza!
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Pubblicato su AteneoWeb in data 18/12/2020
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