Il timesheet è inutile per il tuo studio professionale? Oppure, stai già usando questo strumento di rendicontazione aziendale, e pensi di essere arrivato al massimo delle potenzialità? Sappi che entrambe le risposte sono sbagliate.
Continua la lettura di questa guida e/o la visione del video qui sotto e impara come applicare un sistema di rilevazione delle attività all'interno della tua struttura in modo corretto, senza grattacapi.
Il timesheet (time-sheet), in italiano tradotto letteralmente foglio del tempo, è un sistema di rilevazione delle attività lavorative svolte all’interno dello studio professionale.
In passato si componeva di un semplice foglio cartaceo da compilare a matita o biro. Oggi è diventato uno strumento digitale, di solito un software o un foglio Excel, sul quale il titolare e i collaboratori riportano le attività svolte nel corso della giornata lavorativa e il tempo richiesto.
Perché si usa il timesheet negli studi professionali di commercialisti e altre tipologie di professionisti? Il motivo è molto semplice.
Perché lo studio professionale vende servizi e non prodotti. Le competenze umane rappresentano, quindi, le risorse produttive. In particolare, i collaboratori contribuiscono con il loro tempo (ore), bene primario per ogni studio. Lo trasformano in attività preziose per i clienti e per lo studio professionale stesso con l’obiettivo di portare un risultato al destinatario finale.
La rilevazione delle attività all'interno degli studi di commercialisti e professionisti, risulta estremamente importante per capire cosa succede a livello di produzione e risultati. Un buon modello di timesheet contibuisce a un buon sistema di pianificazione e controllo di gestione.
Poiché l’ora rappresenta la molecola dell’organizzazione, bisogna avere visibilità di dove vadano a finire le ore. In caso contrario, si prendono decisioni, anche cruciali per lo studio del professionista, legate solo all’esperienza o all’intuito. In mancanza di dati oggettivi, però, non potranno mai essere precise e accurate.
In parole più semplici, le ore alla fine dell’anno finiscono. Se sono finite, sono state impiegate in qualcosa.
Se sai dove le hai utilizzate, puoi fare qualcosa per intervenire su questo processo e migliorarlo. Se non lo sai, non puoi capire fino in fondo i problemi legati a gestione, organizzazione e redditività dello studio professionale. Non saprai né da cosa sono causati né come risolverli.
Per quanto semplice sulla carta, il timesheet ha diverse complessità. Per questo motivo, diversi studi professionali scelgono di non usarlo. Magari hanno provato, ma senza risultati positivi per la struttura.
Si possono riassumere i problemi di questo strumento di rilevazione dei tempi in:
Il primo motivo per cui il timesheet non si sposa alla perfezione con la modalità di lavoro di uno studio professionale riguarda la parcella. Infatti, con i clienti ci si sbilancia prima su quanto sarà la parcella per la prestazione.
Ci si espone su un forfait economico che va a copertura delle attività svolte dal professionista. Succede che non si rilevano le attività quasi per paura di vedere a fine anno che le ore impegnate per un cliente sono di gran lunga superiori a quelle per cui sta pagando. Il primo problema riguarda, quindi, la visibilità a consuntivo.
Vedo cosa è successo, ma solo a posteriori. Posso capire se ho guadagnato o no, ma è tardi per intervenire.
I collaboratori all'interno di uno studio professionale, spesso, commettono l’errore di credere che la rilevazione delle ore e delle attività sia svolta per controllare il loro lavoro.
In realtà, serve per imparare dagli sbagli commessi e evitare di fare gli stessi errori. Permette alla struttura di accorgersi quando i clienti approfittano della professionalità dello studio in modo gratuito. Ad esempio, quando fanno ogni richiesta di extra che passa loro per la testa e il personale le soddisfa, anche in tempi record, senza includerle nella parcella..
Bisogna, quindi, spiegare in modo chiaro che l’obiettivo del timesheet è controllare il cliente e non il personale.
Compilare il timesheet dovrebbe richiedere meno di 5 minuti al giorno. Nonostante la rilevazione delle attività necessiti di poco tempo, questa crea un enorme valore per tutto il resto della giornata.
Segnare i tempi, infatti, permette di spiegare anche ai clienti che attività extra avete svolto per loro.
Per superare i problemi legati alla compilazione del timesheet tradizionale arriva in soccorso agli studi di commercialisti e professionisti il sistema di pianificazione e controllo. In questo modo la struttura ottiene un corposo vantaggio. Passa dalla visibilità a consuntivo a quella previsionale.
Facciamo un esempio concreto. Se mi aspetto di dedicare 10 ore all’anno per un cliente, ma dopo un trimestre ne ho già usate 8 al posto delle 2,5 stimate, rischio a fine anno di aver impiegato il doppio delle ore stimate.
Il sistema di pianificazione e controllo in questo caso permette di:
Se uno studio professionale desidera pianificare attività e ore nel modo corretto, deve avere dei punti di riferimento. Tuttavia, di solito gli studi professionali ne sono sprovvisti in quanto hanno solo la propria esperienza come metodo di paragone. Nel nostro caso, invece, BDM Associati ha benchmark di settore perché segue centinaia di studi di professionisti.
Avere dei punti di riferimento permette di andare oltre la propria esperienza e confrontare i risultati della propria struttura con quelli di altre realtà professionali dello stesso settore.
In altre parole, si può capire cosa è successo al di là dello “standard”. Prima pianifico ciò che è standard (il lavoro che bisogna fare). In seguito, controllo ciò che non è standard (ciò che ci chiede il cliente) attraverso la rilevazione delle attività.
Avere dei metodi di confronto permette di formare e responsabilizzare i dipendenti e collaboratori sugli obiettivi di tempo e puntare a un risultato. Far loro rilevare le attività e confrontarsi sui dati segnati permette ai collaboratori di rendersi conto del problema.
Ogni studio professionale ha nella sua storia acquistato un software di rendicontazione aziendale con l’aspettativa e la speranza di risolvere il problema. E nessuna struttura ci è riuscita.
Comprare un software per la rilevazione dei tempi e attività di gestione, sebbene sia meglio di nulla, non è sufficiente.
Il solo strumento, infatti, non è garanzia che le persone lo utilizzino. Se non c’è una gestione consapevole del progetto di implementazione di una rilevazione dei tempi, probabilmente fallisce. Serve:
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