Capire come calcolare la produttività all’interno dello studio professionale può ribaltare le carte in tavola o, perché no, i bilanci a fine anno. Infatti, nella ricerca di una gestione della struttura più consapevole spicca la valutazione della sostenibilità economica. Assegnare un corretto carico di lavoro alle risorse di studio diventa, quindi, una priorità. Come fare?
La metodologia più diffusa e immediata per il calcolo della produttività è quella della valutazione economica. Quanto fatturato gestisce il collaboratore? È maggiore del costo pieno delle sue ore?
Consideriamo il caso di un collaboratore che gestisce 70.000 euro di fatturato a fronte di un costo diretto di 38.000 euro. In aggiunta, il costo indiretto normalmente si aggira tra 11.000 e 17.000 euro all’anno. Se questo numero ti sembra strano, prova a verificare con quelli presenti del tuo bilancio. È ancora così insolito?
In questo caso, il collaboratore produce valore aggiunto per lo studio professionale tra 15.000 e 21.000.
Al contrario, con un fatturato di 40.000 euro non ci sarebbe alcun margine. Attenzione però a non trarre conclusioni affrettate.
Se il collaboratore risulta essere poco poco produttivo, prima di “incolparlo” e trarre conclusioni affrettate, da titolare di uno studio professionale ha 4 fattori da considerare.
Svolge attività non legate ai clienti che occupano tempo?
Chi fa i prezzi? Se i prezzi sono bassi rispetto al lavoro da svolgere, difficilmente potremo trovare la soluzione al problema della redditività chiedendo maggiore impegno al collaboratore. Con l’assegnazione di ulteriore lavoro potremmo addirittura sovraccaricarlo.
Chi decide l’assegnazione dei lavori? I clienti non sono tutti uguali, anzi. Eppure, poiché l’analisi economica è unidimensionale rischiamo di essere fuorviati. In questo caso, il collaboratore potrebbe trovarsi “pieno” di clienti difficili, con ovvie ripercussioni sulle tempistiche di lavoro. La soluzione va ricercata con i clienti lavorando per “contenere le richieste” o per valorizzare meglio il servizio così personalizzato.
Come siamo organizzati? Le procedure di lavoro e le abitudini hanno un effetto davvero significativo sulla capacità produttiva. Per questo motivo, è necessario riconoscere che alcuni miglioramenti nella produttività non possono che derivare da una revisione critica dei processi.
Di conseguenza, quando necessiti di calcolare la produttività del personale, ricordati di considerare questi quattro fattori per ponderare meglio eventuali giudizi superficiali sui dipendenti che risultano poco produttivi.
Una seconda metodologia per misurare la produttività e valutare i carichi di lavoro del personale, migliore rispetto alla precedente, parte da dati quantitativi. Questi li puoi ricavare da stampe funzionali presenti sul tuo software di studio. Quante fatture annuali? Quanti movimenti bancari, cedolini, dichiarazioni ecc.?
Questo sblocca la possibilità di valutazioni e confronti interni più informati. Tuttavia, questo metodo manca di un confronto con l’esterno, e avere come punto di riferimento “se stessi” è limitante per lo sviluppo.
Infine, la terza strada da percorrere per il calcolo della produttività di un dipendente è il metodo BDM Associati per l’assegnazione dei carichi di lavoro. Anche in questo caso si parte dalla valutazione tecnica di cosa la forza lavoro fa per il cliente. Tuttavia, si avvale anche dell’applicazione di benchmark di settore per valutare i tempi necessari a svolgere il lavoro.
Ossia ci si domanda: quanto tempo richiederebbe a un altro studio professionale mediamente efficiente la gestione di un particolare cliente?
In questo modo, hai una cartina tornasole per leggere i risultati ottenuti dallo studio professionale fino ad oggi. Nello specifico, questo ci permette di individuare gli spazi di miglioramento che altrimenti risulterebbero invisibili.
Partendo dalle ore da noi stimate grazie ai punti di riferimento del settore, ci confrontiamo con la struttura per applicare eventuali moltiplicatori di complessità. Questi possono risultare in pesi (ore) diversi per 2 clienti con le stesse caratteristiche tecniche. Pensa come se ogni cliente fosse un mattoncino di Lego: i carichi di lavoro vengono così composti attività per attività.
Concludo condividendo il mio modo di pensare, ovvero che “le persone fanno il meglio che possono con gli strumenti che hanno a disposizione”. Credo che questo sia il modo più costruttivo di vedere le cose. Quest’ottica mi predispone a cercare prima quello che “ho sbagliato io in veste di titolare” e soprattutto mi mette nella mentalità giusta per aiutare a fare meglio, piuttosto che pretenderlo, trovando questa soluzione molto più efficace di qualunque altra.
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Articolo pubblicato su Ratio Quotidiano in data 28/06/2022
Lettura consigliata: Legge di Parkinson: l'ostacolo alla tua produttività, disponibile a questo link.
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