Si parla di smart working (o lavoro agile), ma non tutti hanno avuto un’esperienza positiva. Oggi lo studio professionale deve vincere la sfida determinata dall’accelerazione repentina dei cambiamenti di mercato iniziati alcuni anni fa. Siamo adeguatamente attrezzati per farlo?
Partiamo dalle persone: è diverso lavorare in studio rispetto ad un’operatività remota? Certamente sì.
Lavorare in modalità smart working è addirittura più semplice se si sa esattamente cosa si deve fare. Se sei da solo a lavorare da casa, chi è realmente indipendente, probabilmente lavora addirittura meglio. Tuttavia, non tutte le risorse hanno raggiunto questo livello di autonomia. Inoltre, non sempre le dotazioni tecnologiche sono all’altezza della sfida.
Il vero rischio dello smart working è quello di lavorare più ore che all’interno dello studio professionale e “produrre” meno. È una questione organizzativa. Non si hanno tutte le “cose” sottomano. Non si ha una scaletta di priorità. Si può rimandare “a dopo cena”. Infine, i tempi di confronto sono più lunghi perché lo scambio verbale si trasforma in email e telefonate.
Questo aspetto, così come il confronto e la crescita professionale hanno effetti a più lungo termine e rischiano di essere portati in secondo piano dalle urgenze. Eppure, il lavoro deve andare avanti.
La pianificazione e la rendicontazione delle attività lavorative – obiettivi e timesheet – sono un supporto essenziale nel tenere le fila della struttura e indicare le priorità in modalità di smart working. Lo fai in modo davvero soddisfacente? È impossibile che lo studio professionale risulti efficace nel dirigere il lavoro della struttura senza le informazioni necessarie, e gli adeguati strumenti di condivisione. Oggi, navigare a vista potrebbe davvero non bastare.
Il timesheet serve anche a dare alla struttura un “metodo di lavoro”, che cerchi di contenere l’impegno entro un certo numero di ore “concentrate” in modo da evitare gli spiacevoli effetti a medio termine di una struttura esausta e che a malapena riesce a rispettare le scadenze.
E non solo, i dati dell’organizzazione serviranno per tenere sotto controllo i clienti e le loro richieste.
Questo è vero in generale, ma ulteriormente importante oggi. Negli anni le richieste e le aspettative del cliente cambiano. Con le sue aspettative, le sue richieste e, aggiungo, le richieste dello Stato, cambiano il servizio e l’impegno di risorse che vi richiede. E le tue risorse costano. E le paghi all’ora, cosa particolarmente problematica con i forfait, ovvero i preventivi più o meno fissi applicati ai clienti.
È prioritario avere le informazioni per comprendere quanto impegno ogni cliente realmente richiede e riuscire a capire quali sono un valore per lo studio e quali no. Devi tutelare la tua struttura da quegli impegni di tempo che consideri inutili, o comunque non prioritari oggi, per portare avanti le cose importanti. Ed è per questo che hai bisogno delle informazioni.
Bisogna, quindi, comunicare con la struttura e spiegare a tutti che serve massima attenzione, perché, anche quando siamo chiamati a fare più di prima, non significa fare 2 ore in più alla sera, ma il contrario.
Significa lavorare sulle cose che ci avvicinano all’obiettivo dello studio professionale, con efficienza e senza confondere le priorità. Se lavori così, forse il termine smart working assumerà un significato più letterale.
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Articolo pubblicato su Ratio Quotidiano in data 12.11.2020
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