Senza pianificare il lavoro, quante volte ti è capitato di finire una giornata e affermare di aver fatto mille cose, ma in realtà hai ottenuto ben poco in termini di produttività? Questa situazione è comune a molti professionisti, indipendentemente dalle dimensioni del loro studio professionale. La maggior parte dei professionisti lotta per rispettare una programmazione efficace delle attività lavorative. Tuttavia, a fine giornata porta a termine solo una piccola parte del lavoro che era pianificato. Questa condizione rappresenta un enorme problema che richiede soluzioni concrete per ottenere risultati migliori e sfruttare al meglio il proprio tempo.
Una delle soluzioni più pratiche per pianificare il lavoro all'interno dello studio professionale è monitorare le attività svolte nel corso della giornata. Rendicontare i tempi precisi e specifici di ogni attività, sia a livello individuale che di tutto lo studio professionale, consente di valutare quanto tempo viene effettivamente investito, in quali attività e su quali clienti. Se conosci le ore effettivamente lavorate in un anno o in un determinato periodo, puoi comprendere meglio se tu o i tuoi collaboratori state impiegando il tempo in modo efficiente.
Per apportare un miglioramento significativo, devi prima di tutto prendere coscienza della tua situazione attuale. Monitorare le attività aiuta a rendersi conto di come viene trascorso il tempo e a definire gli obiettivi desiderati. Ad esempio, potresti voler lavorare meno ore al giorno o delegare alcune attività a un collaboratore. Crea un percorso che consenta di raggiungere gli obiettivi prefissati, identificando le azioni da intraprendere e le regole da seguire.
Se possibile, delega alcune attività a collaboratori adeguati. Questo consente di alleggerire il carico di lavoro individuale. Tuttavia, anche in studi professionali più strutturati, spesso si riscontra la difficoltà nel delegare.
È importante, quindi, definire con precisione quali attività possono essere eliminate e quali delegate e stabilire regole chiare per collaboratori e clienti. In questo caso, uno strumento utile in soccorso per professionisti (e un vero must-have per commercialisti e professionisti) è la matrice di Eisenhower.
Infine, fissa determinati momenti della giornata in cui non è puoi essere contattato direttamente o limita l'accesso a una sola persona per emergenze o richieste urgenti.
Uno degli ostacoli principali nel pianificare il lavoro in modo efficiente è il timore di non rispondere alle chiamate dei clienti o di non fornire immediatamente consigli e risposte ai collaboratori. Tuttavia, bisogna comprendere che maggiore disponibilità implica meno concentrazione sulle attività importanti. Devi avere il coraggio di stabilire regole ferme e di non farti disturbare se impegnato in attività cruciali per lo sviluppo e la crescita dello studio o dell'azienda.
Oltre a definire regole per il contatto esterno, ricordati di programmare le pause. Questo aiuta a evitare la stanchezza e favorire la concentrazione durante le attività lavorative. Pianificare le pause permette di mantenere un equilibrio sano tra lavoro e vita personale, consentendo di ricaricare le energie e migliorare la produttività complessiva.
Programmare il lavoro in modo efficiente contribuisce ad aumentare la produttività e raggiungere gli obiettivi prefissati. Monitorare le attività, amministrare il tempo in modo consapevole, delegare adeguatamente e stabilire regole chiare sono i primi passi per affrontare il problema. Non temere di apportare cambiamenti e di dedicare del tempo a te stesso. Ricorda che il tuo tempo è prezioso e gestirlo correttamente ti aiuterà a ottenere risultati concreti e a sentirti soddisfatto del lavoro svolto.
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