Ogni quanto bisogna monitorare i risultati di un sistema di pianificazione e controllo all’interno dello studio professionale? Partiamo dalle basi.
Avere un sistema di pianificazione e controllo di gestione o un sistema di timesheet all'interno dello studio professionale permette di rendicontare le attività lavorative, ciò che svolgono i collaboratori e il tempo impiegato per ogni compito svolto. Avere una chiara idea delle ore impiegate permette di avere un’indicazione sul costo delle varie attività.
Il passaggio preliminare è ricondurre i costi alle ore. Una volta che si sono capiti i costi di ogni ora all'interno dello studio professionale è possibile calcolare quanto ci costano a livello economico le singole attività, i clienti e i compiti che si svolgono.
Questo è il sistema di rilevazione delle attività a consuntivo, ovvero il timesheet: “rilevo i tempi e capisco”. Tuttavia, emerge una problematica da non sottovalutare. Infatti, ho visibilità dei dati solo dopo, ad esempio a fine anno. Questa metodologia entra, quindi, in contrasto con una gestione del cliente efficiente.
Vedere i dati mentre evolvono mettono il titolare dello studio professionale in una posizione migliore. Per fare questo è necessario adottare un sistema di pianificazione e controllo.
Che cos'è la pianificazione delle attività di uno studio professionale? Pianificare significa stabilire prima per ogni cliente e per ogni attività svolta nello studio professionale, dove possibile, quanto tempo ci si dovrebbe impiegare. Per questo motivo, la pianificazione aiuta il titolare a fissare budget orari e obiettivi di tempi.
Perché serve la pianificazione ai professionisti? Un sistema di pianificazione e controllo nello studio professionale permette di avere obiettivi di tempi in grado di dare al titolare e alla struttura un’idea chiara di quante ore dedicare a un determinato cliente e rimanere “economici”. In altre parole, pianificare ti aiuta a capire se stai guadagnando o perdendo sul cliente e intervenire in modo tempestivo.
Ad esempio, a fronte di un forfait di 1000€ e 10 ore previste su un determinato cliente, attraverso la rendicontazione delle attività e il monitoraggio periodico dei risultati di mese in mese, puoi capire se sei in linea con l’obiettivo previsto.
Il primo passo per pianificare le tue attività è individuare cosa bisogna fare per il cliente. Alcuni esempi riguardano libri contabili e cedolini. Così facendo, puoi stabilire quanto tempo dedicare almeno al cliente.
In questo caso, devi stabilire degli standard in termini di tempo previsto richiesto. Se lo standard viene rispettato, tutto procede nella norma. Al contrario, quando il tempo impiegato è superiore al tempo previsto, è accaduto qualcosa di inaspettato e non previsto dal titolare.
Presa visione dei numeri, è possibile trarre le proprie conseguenze. È stato un momento particolare o un’eccezione? Oppure, l’evidenza è molto forte? Parti da queste domande per capire se, e come intervenire.
Di conseguenza, monitorare le attività ti fornisce dei numeri per guidarti nei ragionamenti e fare scelte consapevoli.
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