Quante volte ti è capitato di uscire da una riunione di ore senza aver concluso nulla o con la sensazione di aver perso solo tempo?
Magari dopo giornate intere a discutere dello stesso argomento, senza arrivare a una decisione concreta. E, inevitabilmente, ti sarai chiesto:
Era davvero necessario?
Avrei potuto fare qualcosa di più utile?
La risposta è: dipende.
Perché una riunione sia davvero produttiva, deve rispettare alcuni requisiti fondamentali.
Se mancano, diventa solo un grande spreco di tempo.
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1. Coinvolgi solo le persone davvero interessate: evita di far partecipare team o persone non direttamente interessate al progetto o al processo decisionale. Il loro tempo può essere speso meglio. Una volta che la riunione è conclusa, puoi sempre aggiornarli con una mail o con un breve allineamento.
2. Prepara un ordine del giorno: non c'è niente di peggio di guardarsi in silenzio senza sapere chi deve parlare... o di cosa! Ancora peggio, quando si finisce per divagare. Quante volte abbiamo visto riunioni strategiche trasformarsi in discussioni di poco conto sulle urgenze del giorno (perdendo completamente di vista il vero obiettivo). Traccia una rotta e assicurati che tutti la seguano.
3. Avvisa in anticipo: se l'obiettivo della riunione è trovare una soluzione a un problema o prendere una decisione su un progetto, è fondamentale che i presenti abbiano avuto il tempo di prepararsi e raccogliere le idee. Una riunione dovrebbe essere un momento di confronto sulle soluzioni, non sui problemi. Belli i brainstorming, ma ancora meglio sono le discussioni utili e informate.
Una riunione non è davvero finita finché non hai smarcato tutti e tre questi punti.
1. Riepiloga definitivamente quanto detto: se a te sembra tutto chiaro... non dare per scontato che lo sia anche per gli altri! Riepiloga i punti chiave o le decisioni prese in una mail, su una lavagna, in un messaggio... ma assicurati che ci sia una sola versione definitiva per tutti.
2. Assegna compiti chiari e definiti: non basta prendere una decisione, bisogna assegnare ogni azione a una persona specifica, che ne avrà la responsabilità. Evitiamo l'esperienza, già vissuta mille volte, di chiedere dopo una settimana "L'avete fatto?" e vedere il team che si scambia occhiate di panico dicendo in coro "Pensavo l'avrebbe fatto lui/lei...".
3. Stabilisci delle deadline: il tempo vola e le urgenze non mancano mai... Se non definisci delle tempistiche chiare e delle deadline precise, le azioni condivise in riunione rimarranno un'intenzione o una cosa da fare "quando ho tempo". Interpella il tuo team e assicurati che le tempistiche siano fattibili e realistiche.
Meno tempo perso, più risultati: il metodo che funziona
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